Cómo prescindir del correo electrónico en empresas

Para las empresas, el correo electrónico es obsoleto. O por lo menos, debería serlo. Aunque en su momento fue una herramienta muy útil, hoy en día existen muchas alternativas (la mayoría, gratuitas) que permiten una comunicación y una gestión más eficientes. De acuerdo con un estudio de la firma Forrester Research, 30% del correo laboral es “spam ocupacional”, provocado por el envío indiscriminado de copias a destinatarios que no las requieren. Una comunicación deficiente, al corto y largo plazo, provoca pérdidas en la productividad.

Piense, por un segundo, en el tiempo que invierte en revisar su bandeja de entrada. Piense en las razones. La mayoría responderemos dos razones principales: comunicarse con los colegas o recibir (y enviar) un archivo. Para ambas tareas, existen mecanismos más especializados que ahorran tiempo y esfuerzo, así como fomentar la colaboración. Aquí les presento algunas alternativas que, tanto en la teoría como en la práctica, le ayudarán a prescindir del correo electrónico en una empresa:

1. Comunicación

Como señala la investigación de Forrester Research, el problema con el correo electrónico es que hay una buena cantidad de basura en nuestra bandeja. Más que eso, tiene que ver con cómo creamos redes de trabajo. En ambientes con mucha burocracia, es costumbre que cada correo deba ir con copia para alguien más. Así, quedan tres o más personas involucradas en una conversación. Nunca falla que -por descuido u omisión- alguien presione “Responder a” en lugar de “Responder a todos”, con lo que se rompe el flujo. En otras, la conversación ya no interesa a alguno de los involucrados, pero éste sigue recibiendo copias de intercambios ajenos. Tanto una como otra situación provocan ruido en la comunicación.

En ese sentido, las redes sociales para ambientes laborales son una solución. Alternativas como Yammer o Socialcast permiten que los grupos de trabajo queden definidos desde un principio, creando conversaciones (o hilos) en los que todos los integrantes de dicha red pueden participar. A veces basta con un simple ‘like’ en un comentario para dar por enterado que el mensaje se ha leído. Permiten también dar información adicional del usuario (perfil, datos de contacto), así como compartir documentos, vínculos y otros recursos en el ambiente de colaboración.

2. Gestión de archivos

Curiosamente, una de las principales razones por la que las empresas emplean el correo electrónico es el intercambio de archivos. Según Osterman Research, el alojamiento de correo laboral ha crecido de 20 a 25% por esta causa. A mí parecer, es un pésimo sistema. Una solución es crear una carpeta compartida en algún servicio de alojamiento en la nube, como Dropbox o Box. En mi caso, utilicé Dropbox en una editorial. Así, mis colaboradores subían los textos a una carpeta, donde yo los corregía. Una vez terminados, los movía a la carpeta de los diseñadores, donde ellos sólo tomaban el fichero para darle forma en la revista.

En otro proyecto tuve la oportunidad de conocer GitHub. Si se dedican a la informática, permite crear repositorios en línea donde todos colaboran en el código de algún desarrollo o cada quién sube una parte que trabajó por separado. Lo que normalmente es un proceso engorroso de intercambio de correos, se puede solucionar de forma sencilla y práctica. Si de todos modos, su empresa les obliga a usar el correo, otra opción es integrarlo a Dropbox mediante Save my inbox, una aplicación web que guardará todos los adjuntos que reciban en una carpeta.

3. Colaboración

En las empresas, otro fenómeno que afecta la productividad es el “rebote” de documentos: un archivo que va de un lado para otro, sufriendo modificaciones menores o correcciones. Al final, no hay control de versiones, y en el peor de los casos, el documento termina extraviado. La solución más simple es Google Docs, mediante el cual se puede trabajar algún proyecto entre varios usuarios, con la posibilidad de saber quién realizó qué cambios.

Sin embargo, personalmente soy adicto a Evernote. Se trata de un software que permite sincronizar notas entre todos tus dispositivos. En su versión de paga -cinco dólares al mes- permite compartir tus notas con otros usuarios. Para cuestiones de tormentas de ideas o desarrollos conceptuales, es una gran herramienta, pues permite anotar ideas en un espacio colaborativo.

4. Gestión de tareas

Aquí sólo hay una palabra: Wunderlist. Para ambientes laborales, le permite hacer listas compartidas con tareas, así como asignarles una fecha de entrega. Así puede llevar un seguimiento de a quién le corresponde determinada actividad, cargándose muchas juntas innecesarias o varios correos electrónicos masivos. Puede tener listas independientes -en mi trabajo, por ejemplo, llevo una del Departamento de Desarrollo y otra del de Diseño-, y una propia en la que lleve el control de sus tareas por realizar.

Este artículo no intenta dar por muerto el correo electrónico, pero sí dejar en claro que, para el trabajo, existen decenas (o centenas) de recursos que permiten hacer más sencillo y productivo su día. La mayoría de estas opciones ofrece una integración con otros servicios, lo cual le deja crear su propio ecosistema de aplicaciones. A la larga, notará cómo usa tu correo electrónico para tareas muy específicas (por ejemplo, que te escriba un cliente), y aumentará su eficiencia laboral.