Cómo programar el envío de mails en OS X

Gracias a este flujo de trabajo de Automator podemos programar mails en Mac para ser enviados a la hora y día que necesitemos.

Con Internet no sólo hemos roto las fronteras geográficas, también hemos hecho añicos las fronteras temporales: podemos enviar y recibir información desde cualquier lugar del planeta al instante. Sin embargo, hay ocasiones en las que no queremos que llegue de inmediato sino a una hora en concreto. Y es que no es lo mismo enviar un mensaje a las dos de la mañana cuando la gran mayoría de personas duermen a hacerlo a las 2 de la tarde. En el caso de Twitter y Facebook disponemos de herramientas como Buffer que nos ayudan a programar mensajes, pero con el correo electrónico no hay ninguna solución definitiva. Puede que los mails no se vayan a perder en una maraña de mensajes (o si), pero no es lo mismo enviar un correo a las 2 de la mañana que a las 8. A las 8 no va a tener centenares de mensajes por delante.

Pero no es solo cuestión de enviar mails a horas adecuadas, si no de dejar preparados todos los correos que deberíamos enviar a lo largo del dia o de la semana (como esos informes semanales) y olvidaros. ¿Por qué estar esperando a que llegue la hora de pulsar enviar en vez de prepararlo antes y pasar a otra cosa?

Dado que Mail en OS X de momento no cuenta con la opción de programar el envío de correos electrónicos (tampoco lo hace Airmail 2, una de las mejores alternativas) vamos a tener que recurrir a una app de automatización para realizar el proceso. En este caso vamos recurrir a Automator. Tenemos que tener en cuenta que el método que explico en este artículo necesita que nuestro Mac se encuentre encendido, puesto que el flujo de trabajo corre en nuestro ordenador y si este no está encendido y conectado a la red va a ser imposible que funcione como es debido.

Programando el envío

Como he mencionado, para programar el envío de mails en Mac vamos a utilizar Automator, una herramienta de automatización que viene instalada por defecto en todos los Macs. Aquí tenéis el paso a paso:

• Lo primero que tenemos que hacer es abrir Automator y crear un nuevo archivo. A la hora de escoger que tipo de documento tenemos que elegir Aplicación.
• En el caso de que queramos enviar un archivo adjunto, la primera acción que tenemos que añadir es Obtener los archivos del Finder especificados. Esta acción nos permite elegir una serie de archivos que se adjuntarán al final del mail. Si queremos enviar los archivos de una carpeta (la que usamos para guardar las facturas por ejemplo) en vez de un archivo especifico debemos elegir una carpeta y después añadir la acción Obtener contenido de carpeta. Si no queremos realizar ninguna de las dos cosas simplemente tenemos que ignorar este paso.
• Una vez elegidos (o no) los archivos adjuntos, la siguiente acción a añadir es Nuevo mensaje de correo. Una vez añadida veremos una serie de campos que debemos rellenar: destinatario, CC/CCO, asunto, mensaje y cuenta.
• Cuando hayamos rellenado por completo todos los datos añadimos la acción que nos falta, Enviar mensajes salientes, para que Automator pulse por nosotros el botón de enviar.
• Tras completar nuestra acción, pulsamos CMD+S para guardar y elegimos la ubicación que más nos convenga (yo recomiendo iCloud Drive).
  
• Una vez terminada la parte de Automator nos vamos a Calendario y creamos un nuevo evento con la fecha y hora en la que queremos que se envíe el correo. También podemos especificar si queremos que se repita o no en el tiempo.
• Por último añadimos un aviso. En vez de elegir alguno de los predefinidos pulsamos en personalizar y elegimos Abrir archivo. Pulsamos donde aparece Calendario y elegimos Otro, cuando se nos abra un explorador de archivos elegimos la aplicación de automator que acabamos de crear. Por último elegimos que el aviso se envíe a la hora del evento y pulsamos aceptar.

Aunque el proceso es bastante sencillo, os recomiendo que probéis a programar un par de mails “de prueba” antes de programar algún correo electrónico importante para aseguraros de que habéis realizado todo el proceso de manera adecuada. Por supuesto, una vez hayamos creado el flujo de trabajo lo podemos reutilizar tantas veces como queramos (simplemente tendremos que modificarlo ligeramente), y si queremos usar varios a la vez sólo tenemos que duplicar y editar.

Además, no solo podemos enviar archivos adjuntos dentro de estos correos programados, también podemos utilizar Automator para generar dichos archivos adjuntos. Incluso podríamos recurrir a Hazel ($29) para que cuando marquemos un archivo como terminado lo exporte y después accione (aquí tenéis cómo) alguno de estos flujos de trabajo y se programe el envío del archivo.