Hojoki, incrementa tu productividad

Confieso que cuando me topé con Hojoki, hace unos cuantos meses, no le encontré gran utilidad. Se trata de un servicio que centraliza tu actividad en la red. De inicio, me pareció una buena idea, pero después de probarlo unos cuantos días, me desencanté. ¿Por qué? Porque concentrar todo lo que haces en la web no te da da nada de orden. Imagina tener un timeline donde aparezcan todos tus tweets, todas las notas que haces en Evernote, todos los archivos que subes a Dropbox (o a Box), todos los cambios que haces en GitHub, entre otros. Si eres una persona que vive en línea, lo único que obtienes es un espacio atiborrado más. Ahí no hay ninguna ganancia.

Hace unas semanas, comencé a coordinar algunos proyectos y buscaba una herramienta para gestión. Me acordé que tenía mi cuenta de Hojoki y decidí darle una segunda oportunidad. Como con Instapaper, cuando tienes una idea específica sobre para qué necesitas un servicio, éste da frutos. De pronto, concentrar toda la información servía si aprendías a clasificarla de acuerdo a cada proyecto. Ahí está un potencial impresionante. Pero, bueno, no me adelanto. Comienzo por explicarles de qué va Hojoki y cómo sacarle un buen rendimiento.

¿Qué rayos es Hojoki?

Hojoki es un servicio que parte de una premisa sencilla: “haz que todas tus aplicaciones en la nube trabajen como una sola”. Tienen un vídeo muy mono para explicar:

Bajo este enfoque, ofrece cuatro simples funciones:

1. Mira el panorama general: Hojoki te muestra un timeline de todos los cambios que se hacen en las aplicaciones que tienes enlazadas a tu cuenta.

2. Discute con tus colegas: Puedes comentar cada actividad de Hojoki; por ejemplo, si alguien sube una nota de Evernote, puede dejarle un comentario al respecto (un poco, bajo el paradigma de Facebook y sus estados).

3. Recibe notificaciones: No hay que ahondar en ésta. A través de las aplicaciones móviles -por ahora, para iOS y Android- recibes una notificación. Lo mismo por correo electrónico: Hojoki te manda sumarios de la actividad por día o semana.

4. Entra a espacios de trabajo: Lo mejor de Hojoki. Te permite crear un board en el que suscribes ciertos feeds de acuerdo al proyecto que llevas. Esta función es la que lo convierte en una aplicación muy útil.

¿Cómo funciona?

Bien, ya abriste tu cuenta de Hojoki, ¿ahora qué? La aplicación soporta varios servicios para que te suscribas a ellos:

• Basecamp (la nueva versión y la clásica)
• Beanstalk
• Box
• Chatter
• CloudApp
• Delicious
• Dropbox
• Evernote
• GitHub
• Google Calendar
• Google Contacts
• Google Drive
• Google Reader
• Highrise
• Lighthouse
• Mendeley
• Pivotal Tracker
• Pocket
• Skydrive
• Ta-Da List
• Trello
• Twitter
• Yammer
• Zendesk

Bien, va mi primera sugerencia. Hojoki se trata de simplificar un ecosistema de aplicaciones, no de crearlo. Ése fue mi error la primera vez que lo usé. Si algunos nombres no te son familiares, es que no lo necesitas. Se tratan de programas enfocados a gestión y productividad (bueno, Twitter es un tanto discutible, pero la mayoría sí). Mi recomendación es que si tienes cinco o más nombres en esta lista en uso continuo, emplees Hojoki.

En mi caso, utilizo BaseCamp (la nueva versión, para planeación de proyectos); Dropbox (para compartir archivos); Evernote (para hacer anotaciones de ideas); Trello (para seguimientos); y Yammer (para comunicación de equipos). A veces uso GitHub (si es un proyecto de programación); y Twitter (para alguna cuenta corporativa). Así, yo ya cuento con un ecosistema que sí puedo concentrar dentro de Hojoki.

La importancia de separar

Una vez que seleccionas todos los servicios, Hojoki te los presentará en un timeline.

Como puedes ver, Hojoki agrupa toda la información. La ventaja es que te permite filtrarla según varios criterios. Por ejemplo, una persona:

Aquí, me muestra las notificaciones de un individuo (Javier) en una aplicación (Trello). Si lo tuviera asociado a más aplicaciones, aparecería todo lo que está relacionado con él.

También se puede filtrar por un tipo de notificación. En ese ejemplo, archivos y carpetas:

En este caso, como usamos Dropbox para coordinarnos, aparece la actividad de diferentes personas. Si para otro proyecto usara otro servicio de alojamiento en la nube (Box o Skydrive, por ejemplo), aquí saldrían filtrados.

Espacios de trabajo

Hasta ahora, no es muy sorprendente lo que hace Hojoki. Donde se pone mejor es cuando creamos espacios de trabajo.

Una vez que tengo ese espacio, puedo añadir servicios. ¿Cuál es la ventaja? Bueno, que puedo agregar sólo ciertas subcategorías, de acuerdo con lo que se necesite por cada proyecto. Miren la siguiente pantalla:

Como pueden ver, en mi cuenta de Hojoki general tengo sincronizado todo mi contenido de Trello, Dropbox y Evernote, pero para el proyecto “Espacio de prueba”, sólo quiero la actividad de un board de Trello, una carpeta de Dropbox y una libreta de Evernote. Así, tengo todo el orden que necesito y sólo me falta invitar a colaboradores para que nos comuniquemos a través de ahí. Sirve muy bien si tienes que supervisar un gran volumen de proyectos y no quieres estar perdiendo tiempo mirando decenas de actualizaciones; o bien, si estás a la cabeza de un trabajo y necesitas una perspectiva general.

En conclusión

Lo primero es decir que Hojoki no es para cualquier tipo de usuario. Es para una persona que ya cuenta con un sistema más o menos robusto de aplicaciones y que necesita centralizar la información para trabajar en equipo. Sobre todo, si eres un individuo que maneja proyectos más o menos grandes, que requieren interacción entre distintas instancias en la nube.

¿Cómo sabes si Hojoki es para ti? Si tienes un smartphone mira si en la pantalla principal tienes 4 ó 5 aplicaciones nativas para supervisar tus proyectos. Si es así, Hojoki te puede ayudar mucho. Por supuesto, tampoco te cierres, porque allá afuera de decenas de programas para gestión que también son útiles y gratuitos. Hojoki toma un tiempo para configurar y entender, pero en el largo plazo, es una opción sumamente interesante para ayudar a tu productividad.